Términos y condiciones de uso y tratamiento de datos

OBJETO

Garantizar que los datos personales suministrados y autorizados por nuestros clientes, aspirantes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas, y demás sujetos que interactúan con la empresa P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S., en adelante los usuarios, se encuentren almacenados con estándares de seguridad, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S., en adelante P&A.

NIT: 811040859-2

Dirección principal: Calle 7 sur #42-70 Oficina 903. Edificio FORUM. Medellín, Antioquia.

Teléfono: (604) 4486859

Correo electrónico: mercadeo@pya.com.co

ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de los usuarios que sean objeto de Tratamiento por parte de P&A, adicional le aplicará a los terceros con quienes P&A haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de Datos Personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que P&A actúe en calidad de Responsable.

AUTORIZACIÓN, USO Y AVISO DE PRIVACIDAD

Se pedirá autorización para la recolección, tratamiento y almacenamiento de los datos personales, informando las finalidades del uso a través del mismo medio por el cual fue solicitada.

La información de los usuarios solo podrá ser utilizada por; y será compartida con socios comerciales y estratégicos, siempre y cuando exista la autorización previa del responsable de la información.

P&A obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, De forma oral (a través de una conversación telefónica o en videoconferencia) o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales serán incluidos en bases de datos y su tratamiento será para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

5.1. Finalidades Generales del Tratamiento de Datos personales

Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por P&A.
Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.
Materializar potenciales relaciones comerciales y/o jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o trabajadores de P&A.
Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales.
Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, mensaje de texto o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a sus compañías vinculadas, subsidiarias, afiliadas y contraladas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
Registrar sus datos personales en los sistemas de información de P&A y en sus bases de datos comerciales y operativas.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de P&A.
Las indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

5.2. Respecto de Los Datos Personales de Nuestros Trabajadores

Los datos e información personal serán considerados información reservada. Se usará esta información para las finalidades derivadas de la relación existente, tales como la comprobación de la idoneidad profesional; verificación de antecedentes legales, disciplinarios y afines; manejo de las relaciones con las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social, parafiscales y demás entidades afines, conservación de un registro histórico de las personas que tuvieron un vínculo laboral con P&A; acceso a la historia clínica ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren; entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones; realizar consultas a través de cualquier medio para efectuar las verificaciones necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones.

5.3. Respecto de los Datos Personales de los Clientes y Prospectos.

Para cumplir las obligaciones contraídas por P&A con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos y/o contratados por los clientes.
Conocer y utilizar la información necesaria y requerida propiedad del cliente para la implementación, prestación, desarrollo y soporte de los productos y/o servicios de P&A contratados por el cliente.
Suministrar usuarios, contraseñas y códigos de acceso a los productos y/o servicios de P&A contratados por el cliente.
Para la administración y control de información contable y financiera.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, técnica, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por: i) P&A; ii) las empresas vinculadas, subsidiarias, filiales, subordinadas o sociedades controladas de P&A, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país; y/o iii) por terceras personas.
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Para capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por P&A.
Invitación a capacitaciones.
Suministrar, compartir, transmitir, transferir, enviar o entregar sus datos personales a empresas vinculadas, subsidiarias, filiales, subordinadas o sociedades controladas de P&A, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados y para que contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Investigación de mercados, generación de demandas, establecer participaciones de mercado, campañas de mercadeo, e invitación a eventos organizados por P&A.
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web, software y aplicativos de P&A, incluyendo descargas de contenidos, documentos y formatos.

5.4. Respecto de los Proveedores o Contratistas y Distribuidores

Los datos e información personal se usará para las finalidades derivadas de la relación existente, tales como seleccionar, evaluar y ejecutar contratos; enviar información en función de la relación comercial vigente; para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por P&A y realizar consultas para las verificaciones necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones. Cuando se le exija a P&A la divulgación de datos personales de algún proveedor, como consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

DERECHOS DE LOS USUARIOS

Dirigirse a P&A por los canales establecidos (indicados en esta política), para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales de forma gratuita, o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a P&A salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no la requiera.
Ser informado por P&A, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto al uso que este le ha dado a sus datos personales.
Presentar consultas o reclamos, por los canales establecidos, adjuntando copia del documento de identidad que los acredita como titulares de los datos e informando a través de qué medio desean la respuesta a su solicitud.

Los anteriores derechos únicamente podrán ejercerse por aquellos Titulares o Autorizados que acrediten de manera suficiente con la documentación pertinente o credenciales confiables su identificación.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

El titular de la información deberá aclarar si la revocación de su autorización es sobre todas las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que P&A dejará de tratar por completo los datos del titular, o si la solicitud es para algún tratamiento en particular.

DEBERES SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Deberes de los RESPONSABLES del tratamiento:

Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgado por el titular, según lo previsto en la ley.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado según lo previsto en la ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar al encargado del tratamiento cuando una información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de protección de datos al respecto.

Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales:

Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de la ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad de protección de datos.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén facultadas para tener acceso a ella.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de protección de datos.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política de Protección de Datos Personales de P&A será actualizada si ocurre alguno de los siguientes supuestos:

Un cambio normativo que implique la modificación de la misma.
Un cambio en la organización como fusión empresarial o rediseño de la empresa que tenga efecto en el tratamiento de los datos personales.
Un cambio en alguna de las finalidades del tratamiento de datos personales o la inclusión de un nuevo grupo de interés.

AUTORIZACIÓN DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo a la Ley de Habeas Data, autorizo a P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S. para que realice el tratamiento de mis datos con la finalidad de: contactarme mediante aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp o similares), redes sociales, correo electrónico o físico para la realización de encuestas sobre productos, diseño de productos y servicios mediante la gestión y análisis de las preferencias, envío de ofertas, promociones, información comercial, productos o premios, participación de concursos, eventos, evaluaciones de calidad, gestionar solicitudes, quejas y reclamos, por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades enunciadas.

Autorizo a que se realice la transferencia de datos personales a sus filiales y a terceros, en caso de ser necesario, para llevar a cabo las finalidades enunciadas.

Acepto que podré consultar las políticas de protección de datos personales en el sitio web www.pya.com.co

Reconozco que tengo derecho a conocer, actualizar, corregir, suprimir y revocar mis datos personales a través del correo mercadeo@pya.com.co o en la dirección: Calle 7 sur #42-70 Oficina 903, en Medellín-Antioquia.