¿Qué es y qué no es facturación electrónica?
Una factura electrónica no es enviar un PDF por email al cliente. Tampoco es facturar por computador. Y menos escanear la factura y enviarla por Whatsapp.
La factura electrónica es la generación y envío a la DIAN y al Cliente (llamado Adquirente) de un archivo XML y su representación gráfica (PDF), por internet, utilizando las especificaciones técnicas definidas por la DIAN en diferentes decretos y resoluciones. Dicho envío se puede hacer directamente o utilizando un Proveedor Tecnológico (PT) autorizado por la DIAN.
¿Cómo funciona Facturación electrónica en palabras sencillas?
Consiste en elaborar la factura de venta en el software contable de la empresa de la empresa como se hace normalmente, y en lugar de imprimirla, se envía por internet a la DIAN por medio de un Proveedor Tecnológico, y luego de que la DIAN la valida, se le envía al Cliente o Adquirente. Todo ello en forma automática y en pocos segundos.
Para que la factura sea válida, debe contener un código llamado CUFE (identificar único de la factura electrónica) y un código QR (código de barras bidimensional que contiene ciertos datos claves de la factura). Y para que sea validada, se deben cumplir una serie de requisitos definidos en el anexo técnico v1.7 expedido por la DIAN.
La mala noticia es que estas resoluciones, decretos y anexos son bastante robustos y difíciles de entender. La buena noticia es que tanto el software ERP como el Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN se encargan del trabajo pesado, así que, para el común de las personas, no es necesario conocer en detalle toda esta normatividad, sino sólo los aspectos claves que se explican a continuación.
Aspectos Claves de la Facturación Electrónica:
- Proveedor Tecnológico. Es una empresa autorizada por la DIAN para realizar el envío de las facturas y notas en forma electrónica.
- Software ERP. Sistema de información que permite la elaboración de las facturas y notas, cumpliendo con los requisitos establecidos en el E.T.
- Integración vía Web Service o APIs. Es la forma como hoy en día se comunican los aplicativos modernos. Para el caso de la facturación electrónica, es la manera como se integran en forma automática y por internet el Software ERP, el Proveedor Tecnológico y la DIAN.
- Código CUFE. Es un código de 40 caracteres establecido por la DIAN para identificar en forma única cada factura electrónica. Se genera teniendo en cuenta la fecha, número y valor de la factura, datos del iva, del facturador y del adquirente, entre otros.
- Código QR. Es un código de barras bidireccional que contiene algunos datos claves de la factura electrónica, como el número de la factura, la fecha y hora, el valor del iva y el valor total de la factura, entre otros.
- Representación Gráfica. Es el PDF que contiene en forma gráfica la factura de venta, con sus ítems, totales y demás información relevante para el Adquirente. Equivale a la versión impresa como se manejaba antes la facturación. Debe contener como mínimo lo siguiente:
-
- Estar denominada expresamente como FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA
- Número correspondiente a un consecutivo automático
- Fecha y Hora de la Factura
- NIT y Nombre o Razón Social de quien factura (Vendedor)
- NIT y Nombre o Razón Social de quien compra (Adquirente)
- Descripción de los Bienes o Servicios vendidos
- Discriminación del IVA
- Valor Total
- Calidad de Agente Retenedor del IVA
- Código CUFE
- Código QR
- XML. Es un archivo que contiene la información de la factura en un formato xml (lenguaje internacional que permite el etiquetado de datos y facilita el intercambio de información entre diferentes aplicativos). Se debe enviar a la DIAN y al Cliente de acuerdo con las especificaciones técnicas del anexo v1.7 expedido por la DIAN.
- Certificado Digital. Instrumento utilizado para firmar electrónicamente las facturas, lo cual garantiza la seguridad e integridad de la información. El Obligado a Facturar puede tener su propio certificado digital o utilizar el del Proveedor Tecnológico, otorgándole un poder para que firme en su nombre.
- Documento Equivalente. El Artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 expedido por la DIAN, establece los documentos equivalentes a la factura de venta y se debe saber:
-
- Tiquete de Máquinas Registradoras con Sistemas P.O.S. (debe estar denominado expresamente como Sistema P.O.S.)
- Boleta de Ingreso a Cine.
- Tiquete de Transporte de Pasajeros
- Extraco (aplica para sociedades fiduciarias, fondos de inversión y de capital privado, fondos de pensiones y cesantías, entre otros.
- Tiquete de Transporte Aéreo de Pasajeros
- Documento en Juegos Localizados (tragamonedas, bingos, casinos y similares)
- Boleta o Formulario de Juegos de Azar (loterías, chance, etc)
- Cobro de Peajes
- Comprobante de Liquidación de Operaciones de la Bolsa de Valores
- Documento de Operaciones de la Bolsa Agropecuaria
- Documento expedido por prestadores de servicios públicos domiciliarios
- Boleta de Ingreso a Espectáculos Públicos
- Documento Equivalente Electrónico. Agrupa todos los anteriores y será reglamentado próximamente por la DIAN (a más tardar el 30 de junio de 2021).
Calendario de Facturación Electrónica para Colombia:
Las fechas máximas para iniciar a expedir facturas electrónicas dependen de cada actividad, según el cóigo CIIU. Inician el 15 de junio de 2020 y van hasta el 1° de noviembre de 2020.
Para ver el calendario completo y los Códigos CIIU de click aquí.
Hay que advertir que en la Resolución 042 del 5 de mayo de 2020, la DIAN modificó varios aspectos de la facturación electrónica, entre ellos algunos que entrarán a regir a partir del 1° de agosto de 2020, a saber:
- Se debe enviar la Fecha-Hora Real de Entrega del Bien o Servicio.
- Se reglamentan los datos del Consumidor Final, para aquellos casos donde no es posible tener los datos del Adquirente.
- Se establece en +/- $2 el rango de tolerancia para el redondeo de los valores totales. NOTA: todos los valores se deben enviar positivos, excepto el redondeo.
- Para información sobre la facturación electrónica con el SAG® ERP de clic aquí
