Adiós al trabajo manual: así ayudan Xtract y SAG Web a las empresas.

por admin | Abr 9, 2025 | Producto

Adiós al trabajo manual: así ayudan Xtract y SAG Web a medianas empresas

En un mundo empresarial cada vez más digitalizado, la eficiencia y la automatización son clave para el éxito. La transformación digital no es solo una opción, sino una necesidad para mantenerse competitivo. En Xtract, nos hemos comprometido a modernizar la gestión contable, y por eso reforzamos nuestra alianza con P&A, desarrolladores de SAG ERP, un ERP que ahora evoluciona con SAG Web para ofrecer una experiencia más ágil, segura y conectada.

SAG Web: la nueva era de la gestión contable

La digitalización ha cambiado la manera en que las empresas gestionan sus procesos internos. SAG Web es la versión más innovadora de este reconocido ERP, diseñada para facilitar el manejo de la información financiera y mejorar la productividad empresarial. Esta plataforma ofrece:

- Mayor velocidad y seguridad en el procesamiento de datos financieros.
- Interfaz moderna e intuitiva, optimizando la experiencia del usuario.
- Gestión contable más eficiente y simplificada, reduciendo procesos manuales.
- Auditor con Inteligencia Artificial, capaz de identificar irregularidades con más de 40 variables analíticas.
- Conectividad total mediante API, permitiendo la integración con otras plataformas como Xtract.

Con esta evolución, las empresas pueden administrar sus finanzas desde cualquier lugar con acceso a internet, optimizando la toma de decisiones y reduciendo tiempos de procesamiento. Gracias a la tecnología en la nube, la información está siempre disponible, con la garantía de seguridad y actualización en tiempo real.

La importancia de la automatización en la contabilidad

La automatización se ha convertido en un pilar fundamental para mejorar la productividad empresarial. En el ámbito contable, los procesos manuales consumen tiempo, generan errores y ralentizan el flujo de trabajo.

Al reducir la intervención humana en la recepción e ingreso de datos, se minimizan los errores y se optimiza la precisión en la gestión financiera. Además, la automatización permite un ahorro significativo de tiempo en las tareas administrativas, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa. Otro aspecto fundamental es el control y la trazabilidad de las operaciones contables, lo que facilita auditorías y mejora la transparencia financiera.

Asimismo, el acceso centralizado a la información en tiempo real permite a los equipos de trabajo disponer de datos actualizados y tomar decisiones estratégicas con mayor rapidez y seguridad. Las empresas que adoptan soluciones automatizadas pueden enfocarse en el crecimiento y la innovación, dejando atrás tareas repetitivas que antes requerían una gran inversión de tiempo y recursos.

Xtract y SAG Web: contabilidad automatizada al alcance de tu empresa

La integración de Xtract con SAG Web lleva la automatización contable a un nuevo nivel. Gracias a la API de SAG Web, Xtract automatiza la recepción, lectura y registro de facturas de compra, eliminando tareas repetitivas y minimizando errores.

¿Cómo funciona ésta integración?

1. Recepción automática de facturas electrónicas.
2. Extracción inteligente de datos, reduciendo la intervención manual.
3. Registro inmediato en SAG Web, asegurando exactitud y eficiencia.

Este proceso permite un flujo de trabajo más ágil, reduciendo la dependencia de tareas manuales y garantizando una mayor precisión en la contabilidad.

Beneficios de esta alianza tecnológica

- Olvídate de ingresar facturas a mano.
- No más errores en tus reportes contables.
- Toda tu información contable, siempre al día y desde tu celular.
- Listo para auditorías sin estrés. Cumplimiento normativo y trazabilidad de todas las transacciones financieras.

Ejemplo en Experiencia Empresarial

Una empresa de Contabilidad, AT&N. Cada mes perdía horas ingresando facturas manualmente y sacando reportes. Hoy, con Xtract y SAG Web, su contabilidad se actualiza con pocos clics mientras éllos se enfoca en hacer crecer su negocio y analizar sus métricas claves.

El futuro de la contabilidad: digitalización y eficiencia

La digitalización no solo implica la modernización de herramientas, sino un cambio de mentalidad en la forma en que las empresas gestionan sus procesos. La colaboración entre Xtract y P&A marca un antes y un después en la digitalización de los procesos contables. Con SAG Web y la automatización de Xtract, las empresas pueden centrarse en su crecimiento, dejando atrás las tareas administrativas manuales.

Empresas de todos los tamaños están adoptando soluciones digitales para mejorar su competitividad. La integración de plataformas como SAG Web y Xtract es un claro ejemplo de cómo la tecnología puede transformar sectores clave como la contabilidad y la gestión financiera.

Te invitamos a ver este corto video sobre el funcionamiento de Xtract: Ver video dando clic aquí

SAG Web + Xtract

¿Quieres conocer más sobre esta integración y cómo puede optimizar la gestión contable de tu empresa?

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Warehouse Management System (WMS): ¿Qué es, beneficios y cómo SAG ERP puede ayudarte

por admin | Nov 26, 2024 | Producto

¿Qué es un Warehouse Management System (WMS)?

Un WMS, o Sistema de Gestión de Almacenes, es una solución tecnológica diseñada para optimizar las operaciones dentro de un almacén. Permite gestionar y controlar procesos clave como la recepción, almacenamiento, picking, empaque y envío de productos. Su objetivo principal es garantizar una mayor eficiencia, precisión y visibilidad en las operaciones logísticas.

Beneficios de implementar un software de WMS

1. Optimización del espacio del almacén:
  Un WMS ayuda a utilizar eficientemente el espacio, organizando productos según su rotación y características específicas.
2. Mejora en la precisión del inventario:
  Reduce errores humanos al automatizar registros y realizar actualizaciones en tiempo real.
3. Incremento en la productividad del personal:
  Asigna tareas de forma más eficiente y ofrece instrucciones claras a los trabajadores, optimizando tiempos.
4. Reducción de costos operativos:
  Al minimizar errores en picking y envíos, y mejorar la gestión del stock, se reducen costos asociados a devoluciones y pérdidas.
5. Mayor satisfacción del cliente:
  Con procesos más rápidos y precisos, las entregas se realizan a tiempo y con mayor exactitud, mejorando la experiencia del cliente.

Recomendaciones para implementar un WMS

1. Evaluar las necesidades del negocio
  Identifica los puntos críticos de tu almacén y elige un sistema que se adapte a ellos.
2. Involucrar al equipo desde el principio
  Capacitar a los empleados es clave para una adopción exitosa del WMS.
3. Integración con otros sistemas
  Asegúrate de que el WMS pueda integrarse con tu ERP y otras herramientas de gestión empresarial para lograr una optimización logística con tu WMS
4. Escalabilidad y flexibilidad
  Opta por un sistema que crezca con tu negocio y pueda adaptarse a nuevos requerimientos.
5. Seleccionar un proveedor confiable
  Trabaja con un software respaldado por experiencia y soporte técnico sólido.

El módulo WMS de SAG ERP: Una solución para PYMES

En SAG ERP, entendemos que las pequeñas y medianas empresas necesitan soluciones prácticas y accesibles para gestionar sus almacenes. Nuestro módulo de WMS está diseñado específicamente para responder a estas necesidades, ofreciendo:

- Fácil implementación y uso: Una interfaz intuitiva y amigable para todos los usuarios.
- Funcionalidades avanzadas: Gestión de inventarios en tiempo real, optimización de rutas de picking y generación de reportes personalizados.
- Escalabilidad: Una solución que crece junto con tu negocio, integrándose de manera efectiva con el resto de los módulos de SAG ERP.

Con nuestro módulo WMS, las PYMES pueden mejorar su competitividad y reducir costos logísticos, logrando procesos más ágiles y efectivos.

Conclusión

Un WMS no solo es una herramienta para organizar un almacén, sino un aliado estratégico para mejorar la eficiencia y reducir costos operativos. Si eres una pequeña o mediana empresa en busca de optimización logística, considera nuestro módulo WMS integrado en SAG ERP: una solución diseñada para el crecimiento y éxito de tu negocio.

Conoce un poco de nuestro aliado GAF y su propuesta de valor.

por admin | Sep 26, 2024 | Aliados

GAF: Transformando la Gestión Financiera Empresarial con el Software SAG

En GAF, somos más que un proveedor de consultoría financiera; somos el aliado estratégico que impulsa la eficiencia y el crecimiento de las empresas a través de una gestión financiera integral y personalizada.

Nuestra ventaja competitiva radica en la combinación de un profundo conocimiento financiero y contable con una expertiz en la implementación y optimización del software SAG de PYA, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas y estratégicas en tiempo real.

¿Cómo agregamos valor?

Implementación Personalizada del Software SAG: No nos limitamos a instalar un software; configuramos SAG de manera que se adapte a las necesidades particularidades de cada empresa. Esto incluye la capacitación y soporte continuo a los equipos internos para asegurar que obtengan el máximo provecho de las herramientas que SAG ofrece.
Optimización de Procesos Financieros: Implementamos informes dinámicos que permiten un análisis detallado de los estados financieros, control de costos, gestión de ingresos y utilidades. Esto no solo proporciona claridad financiera, sino que también mejora la toma de decisiones estratégicas.
Soporte y Capacitación Continua: Nuestro equipo de expertos no solo implementa y optimiza el ERP SAG; también se convierte en el primer punto de contacto para cualquier necesidad relacionada con el software. Desde la configuración inicial hasta la capacitación de nuevos empleados y la resolución de problemas complejos.
Estrategias Tributarias Eficientes: Trabajamos con las empresas para desarrollar y ejecutar estrategias tributarias que no solo cumplan con la normativa vigente, sino que también maximicen los beneficios fiscales. Nuestra capacidad para integrar estas estrategias dentro de SAG asegura que la empresa no solo esté cumpliendo, sino también optimizando sus resultados.
Análisis Financiero en Tiempo Real: La conectividad que brindamos con SAG permite a las empresas acceder a informes financieros y tributarios en tiempo real, facilitando el análisis de rentabilidad por producto, cliente o proyecto. Esto es crucial para empresas que buscan una ventaja competitiva en mercados dinámicos y en constante cambio.

Nuestro Compromiso con el Éxito de Nuestros Clientes

En GAF, entendemos que cada empresa es única, y por eso personalizamos nuestras soluciones para que cada cliente reciba exactamente lo que necesita.

Nuestro enfoque proactivo, junto con un soporte continuo, garantiza que las empresas no solo optimicen su gestión financiera, sino que también alcancen sus objetivos estratégicos con confianza.

Al asociarse con GAF y utilizar el software SAG, las empresas no solo obtienen un sistema robusto y confiable, sino un equipo comprometido con su éxito, preparado para acompañarlos en cada paso de su crecimiento.

Todo lo que debes saber sobre la FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

por admin | Jun 13, 2022 | Facturación electrónica

¿Qué es y qué no es facturación electrónica?

Una factura electrónica no es enviar un PDF por email al cliente. Tampoco es facturar por computador. Y menos escanear la factura y enviarla por Whatsapp.

La factura electrónica es la generación y envío a la DIAN y al Cliente (llamado Adquirente) de un archivo XML y su representación gráfica (PDF), por internet, utilizando las especificaciones técnicas definidas por la DIAN en diferentes decretos y resoluciones. Dicho envío se puede hacer directamente o utilizando un Proveedor Tecnológico (PT) autorizado por la DIAN.

¿Cómo funciona Facturación electrónica en palabras sencillas?

Consiste en elaborar la factura de venta en el software contable de la empresa de la empresa como se hace normalmente, y en lugar de imprimirla, se envía por internet a la DIAN por medio de un Proveedor Tecnológico, y luego de que la DIAN la valida, se le envía al Cliente o Adquirente. Todo ello en forma automática y en pocos segundos.

Para que la factura sea válida, debe contener un código llamado CUFE (identificar único de la factura electrónica) y un código QR (código de barras bidimensional que contiene ciertos datos claves de la factura). Y para que sea validada, se deben cumplir una serie de requisitos definidos en el anexo técnico v1.7 expedido por la DIAN.

La mala noticia es que estas resoluciones, decretos y anexos son bastante robustos y difíciles de entender. La buena noticia es que tanto el software ERP como el Proveedor Tecnológico autorizado por la DIAN se encargan del trabajo pesado, así que, para el común de las personas, no es necesario conocer en detalle toda esta normatividad, sino sólo los aspectos claves que se explican a continuación.

Aspectos Claves de la Facturación Electrónica:

Proveedor Tecnológico. Es una empresa autorizada por la DIAN para realizar el envío de las facturas y notas en forma electrónica.
Software ERP. Sistema de información que permite la elaboración de las facturas y notas, cumpliendo con los requisitos establecidos en el E.T.
Integración vía Web Service o APIs. Es la forma como hoy en día se comunican los aplicativos modernos. Para el caso de la facturación electrónica, es la manera como se integran en forma automática y por internet el Software ERP, el Proveedor Tecnológico y la DIAN.
Código CUFE. Es un código de 40 caracteres establecido por la DIAN para identificar en forma única cada factura electrónica. Se genera teniendo en cuenta la fecha, número y valor de la factura, datos del iva, del facturador y del adquirente, entre otros.
Código QR. Es un código de barras bidireccional que contiene algunos datos claves de la factura electrónica, como el número de la factura, la fecha y hora, el valor del iva y el valor total de la factura, entre otros.
Representación Gráfica. Es el PDF que contiene en forma gráfica la factura de venta, con sus ítems, totales y demás información relevante para el Adquirente. Equivale a la versión impresa como se manejaba antes la facturación. Debe contener como mínimo lo siguiente:

1. Estar denominada expresamente como FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA
2. Número correspondiente a un consecutivo automático
3. Fecha y Hora de la Factura
4. NIT y Nombre o Razón Social de quien factura (Vendedor)
5. NIT y Nombre o Razón Social de quien compra (Adquirente)
6. Descripción de los Bienes o Servicios vendidos
7. Discriminación del IVA
8. Valor Total
9. Calidad de Agente Retenedor del IVA
10. Código CUFE
11. Código QR

XML. Es un archivo que contiene la información de la factura en un formato xml (lenguaje internacional que permite el etiquetado de datos y facilita el intercambio de información entre diferentes aplicativos). Se debe enviar a la DIAN y al Cliente de acuerdo con las especificaciones técnicas del anexo v1.7 expedido por la DIAN.
Certificado Digital. Instrumento utilizado para firmar electrónicamente las facturas, lo cual garantiza la seguridad e integridad de la información. El Obligado a Facturar puede tener su propio certificado digital o utilizar el del Proveedor Tecnológico, otorgándole un poder para que firme en su nombre.
Documento Equivalente. El Artículo 1.6.1.4.6 del Decreto 1625 de 2016 expedido por la DIAN, establece los documentos equivalentes a la factura de venta y se debe saber:

1. Tiquete de Máquinas Registradoras con Sistemas P.O.S. (debe estar denominado expresamente como Sistema P.O.S.)
2. Boleta de Ingreso a Cine.
3. Tiquete de Transporte de Pasajeros
4. Extraco (aplica para sociedades fiduciarias, fondos de inversión y de capital privado, fondos de pensiones y cesantías, entre otros.
5. Tiquete de Transporte Aéreo de Pasajeros
6. Documento en Juegos Localizados (tragamonedas, bingos, casinos y similares)
7. Boleta o Formulario de Juegos de Azar (loterías, chance, etc)
8. Cobro de Peajes
9. Comprobante de Liquidación de Operaciones de la Bolsa de Valores
10. Documento de Operaciones de la Bolsa Agropecuaria
11. Documento expedido por prestadores de servicios públicos domiciliarios
12. Boleta de Ingreso a Espectáculos Públicos
13. Documento Equivalente Electrónico. Agrupa todos los anteriores y será reglamentado próximamente por la DIAN (a más tardar el 30 de junio de 2021).

Calendario de Facturación Electrónica para Colombia:

Las fechas máximas para iniciar a expedir facturas electrónicas dependen de cada actividad, según el cóigo CIIU. Inician el 15 de junio de 2020 y van hasta el 1° de noviembre de 2020.

Para ver el calendario completo y los Códigos CIIU de click aquí.

Hay que advertir que en la Resolución 042 del 5 de mayo de 2020, la DIAN modificó varios aspectos de la facturación electrónica, entre ellos algunos que entrarán a regir a partir del 1° de agosto de 2020, a saber:

Se debe enviar la Fecha-Hora Real de Entrega del Bien o Servicio.
Se reglamentan los datos del Consumidor Final, para aquellos casos donde no es posible tener los datos del Adquirente.
Se establece en +/- $2 el rango de tolerancia para el redondeo de los valores totales. NOTA: todos los valores se deben enviar positivos, excepto el redondeo.
Para información sobre la facturación electrónica con el SAG® ERP de clic aquí