P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S.

Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: [31 de agosto de 2026]
Última actualización: [31 de agosto de 2026]

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S.
NIT: [811.040.859]
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección: [Calle 7 sur # 42 - 70 Of. 903 Ed. Fórum]
Correo electrónico para asuntos relacionados con protección de datos personales: [ventas@pya.com.co]
Teléfono: [3001487280]
Sitio web: pya.com.co

P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S., en adelante P&A, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales con el propósito de establecer los criterios bajo los cuales recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, conserva y, cuando corresponda, suprime Datos Personales.

Cuando P&A determine las finalidades y los medios del Tratamiento de Datos Personales actuará como Responsable del Tratamiento.

Cuando P&A trate Datos Personales por cuenta de un cliente, siguiendo las instrucciones de éste y con ocasión de la prestación de servicios de software, alojamiento, soporte, implementación, consultoría u otros servicios contratados, P&A actuará como Encargado del Tratamiento, de conformidad con la legislación aplicable y el respectivo contrato.

2. MARCO NORMATIVO

La presente Política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, la Ley 2300 de 2023, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que reglamenten, modifiquen, adicionen, sustituyan o resulten aplicables al Tratamiento de Datos Personales.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta Política se aplica al Tratamiento de Datos Personales realizado por P&A respecto de personas naturales, incluyendo, según corresponda:

a) Clientes y potenciales clientes;
b) Representantes legales, administradores y contactos de clientes personas jurídicas;
c) Usuarios del software y servicios de P&A;
d) Personas que soliciten cotizaciones, demostraciones, información o soporte;
e) Proveedores, contratistas y aliados y sus respectivos contactos;
f) Visitantes y usuarios de los sitios web, formularios y demás canales digitales de P&A;
g) Personas que interactúen con P&A mediante correo electrónico, teléfono, WhatsApp u otros canales de comunicación;
h) Empleados, exempleados y candidatos, de acuerdo con las políticas internas aplicables; y
i) Demás personas cuyos Datos Personales sean tratados legítimamente por P&A.

Cuando P&A actúe como Encargado respecto de información cargada o suministrada por sus clientes, el Responsable del Tratamiento será el cliente que determine las finalidades y medios del Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones legales que correspondan directamente a P&A como Encargado.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política se aplicarán las definiciones establecidas en la legislación colombiana vigente y, particularmente, las siguientes:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento.

Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible y aquellos que la ley considere públicos.

Dato Sensible: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: envío de Datos Personales a un receptor que actúa como Responsable del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de Datos Personales a un Encargado para que realice Tratamiento por cuenta del Responsable.

5. PRINCIPIOS APLICABLES

P&A realizará el Tratamiento observando los principios establecidos por la legislación colombiana, incluyendo legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Los Datos Personales serán tratados exclusivamente para finalidades legítimas, previamente informadas y compatibles con la relación existente con el Titular.

6. DATOS QUE PODRÁN SER TRATADOS

Dependiendo de la relación con el Titular, P&A podrá tratar, entre otros:

a) Datos de identificación;
b) Datos de contacto, incluyendo dirección, correo electrónico y números telefónicos;
c) Información laboral, profesional, comercial o empresarial;
d) Información relacionada con el cargo, empresa o entidad representada;
e) Información contractual y comercial;
f) Información de facturación, pagos, cartera y obligaciones económicas;
g) Información relacionada con solicitudes de servicio, soporte y tickets;
h) Información de acceso, usuarios, perfiles y registros de actividad relacionados con los servicios tecnológicos prestados;
i) Información suministrada mediante formularios, correo electrónico, teléfono, WhatsApp y demás canales habilitados; y
j) Información técnica y de seguridad necesaria para administrar y proteger los servicios.

P&A procurará recolectar únicamente la información adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades informadas.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

P&A podrá tratar Datos Personales para una o varias de las siguientes finalidades, según la relación existente con el Titular y las autorizaciones otorgadas:

7.1. Gestión contractual y prestación de servicios

a) Identificar al cliente, representante, contacto o usuario.

b) Gestionar relaciones precontractuales, contractuales y poscontractuales.

c) Elaborar y gestionar propuestas, cotizaciones, órdenes de servicio, contratos, anexos, renovaciones y modificaciones.

d) Implementar, configurar, administrar y prestar los servicios contratados.

e) Crear y administrar usuarios, perfiles, credenciales y permisos.

f) Prestar soporte técnico, mantenimiento, capacitación, consultoría y atención de incidentes.

g) Contactar al Titular para asuntos directamente relacionados con los productos o servicios contratados.

h) Realizar comunicaciones relacionadas con actualizaciones, mantenimientos, disponibilidad, seguridad, cambios técnicos o administrativos y demás asuntos operativos.

i) Atender peticiones, consultas, quejas, reclamos y solicitudes.

7.2. Facturación, administración y cartera

a) Gestionar facturación electrónica, pagos, impuestos, retenciones y demás procesos contables o administrativos.

b) Verificar y conciliar pagos.

c) Enviar facturas, estados de cuenta, recordatorios de vencimiento y comunicaciones relacionadas con obligaciones contractuales.

d) Administrar cartera y obligaciones pendientes.

e) Realizar gestión administrativa de cartera, cobro prejudicial y recuperación de obligaciones.

f) Contactar al deudor mediante los canales autorizados para gestión de cobranza, respetando las restricciones legales aplicables.

g) Ejercer y defender derechos contractuales o legales relacionados con obligaciones a favor de P&A.

h) Cuando legalmente corresponda, realizar consultas, reportes, actualizaciones o rectificaciones ante operadores de información financiera o crediticia, previo cumplimiento de los requisitos y comunicaciones exigidos por la legislación aplicable.

7.3. Mercadeo y comunicaciones comerciales

Cuando exista la autorización o base jurídica correspondiente, P&A podrá:

a) enviar información acerca de productos y servicios de P&A;

b) enviar promociones, ofertas, novedades, invitaciones, beneficios, campañas y comunicaciones publicitarias o comerciales;

c) informar sobre nuevos módulos, funcionalidades, servicios, integraciones o soluciones;

d) realizar actividades de prospección comercial;

e) realizar encuestas de satisfacción, estudios de calidad y análisis de experiencia del cliente;

f) realizar análisis comerciales, segmentación y medición de campañas con base en información legítimamente obtenida; y

g) contactar al Titular mediante correo electrónico, llamada telefónica, mensajes de texto, WhatsApp y demás aplicaciones o medios de comunicación autorizados.

Las comunicaciones comerciales se realizarán respetando las autorizaciones otorgadas, las preferencias comunicadas por el Titular, los horarios y demás restricciones establecidas por la legislación aplicable.

P&A dispondrá mecanismos para que el Titular pueda solicitar de manera sencilla dejar de recibir comunicaciones de carácter comercial o publicitario.

La revocatoria de la autorización para fines de mercadeo no impedirá que P&A continúe enviando comunicaciones estrictamente necesarias para ejecutar un contrato, prestar un servicio, gestionar soporte, facturar, gestionar cartera, cumplir obligaciones legales o atender solicitudes del Titular.

7.4. Seguridad, cumplimiento y administración

P&A podrá tratar información para:

a) proteger sus sistemas, infraestructura, información, usuarios y servicios;

b) prevenir y detectar fraude, accesos no autorizados, incidentes de seguridad y usos indebidos;

c) realizar auditorías y controles internos;

d) conservar trazabilidad de operaciones, solicitudes y comunicaciones;

e) atender requerimientos de autoridades competentes;

f) cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables y contractuales; y

g) formular, ejercer o defender reclamaciones y derechos.

8. CANALES DE COMUNICACIÓN

De acuerdo con las finalidades autorizadas y la legislación aplicable, P&A podrá contactar al Titular a través de:

a) Llamadas telefónicas, Teams o Meets;
b) Correo electrónico;
c) Mensajes de texto (SMS);
d) WhatsApp y otras aplicaciones de mensajería instantánea;
e) Notificaciones dentro de sus aplicativos o plataformas; y
f) Otros canales suministrados o autorizados por el Titular.

El suministro de un dato de contacto no implica, por sí solo, autorización ilimitada para cualquier finalidad. P&A utilizará los canales de acuerdo con las finalidades informadas, las autorizaciones obtenidas y las normas aplicables.

9. COMUNICACIONES OPERATIVAS, TRANSACCIONALES Y DE SERVICIO

P&A podrá utilizar los datos de contacto necesarios para enviar comunicaciones relacionadas directamente con una relación contractual o solicitud del Titular, incluyendo información sobre:

a) Prestación y funcionamiento de los servicios;
b) Soporte técnico;
c) Tickets e incidentes;
d) Facturación y pagos;
e) Seguridad;
f) Cambios operativos;
g) Renovaciones y vencimientos contractuales;
h) Información solicitada por el Titular; y
i) Demás comunicaciones necesarias para gestionar la relación contractual.

Estas comunicaciones se diferencian de las comunicaciones exclusivamente publicitarias o de mercadeo.

10. GESTIÓN DE CARTERA Y COBRANZA

Cuando exista una obligación pendiente, P&A podrá tratar los Datos Personales necesarios para gestionar cartera y realizar cobro directamente o mediante terceros autorizados.

Las gestiones de cobranza se efectuarán a través de los canales que el consumidor haya autorizado para tal finalidad y respetando los horarios, periodicidad, restricciones y demás condiciones previstas en la Ley 2300 de 2023 y las normas que la modifiquen, adicionen, reglamenten o sustituyan.

P&A informará los canales disponibles para la gestión de cobranza y permitirá al consumidor elegir aquellos mediante los cuales autoriza ser contactado.

Como regla general vigente a la fecha de adopción de esta Política, las gestiones de cobranza estarán sujetas a las franjas legales aplicables, actualmente de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., sin contacto los domingos ni días festivos, salvo las excepciones legalmente procedentes.

Una vez establecido contacto directo con el consumidor, P&A observará las restricciones legales de periodicidad y canales aplicables.

P&A no realizará gestiones de cobranza mediante referencias personales o de otra índole, sin perjuicio del tratamiento legalmente procedente respecto de avalistas, codeudores o deudores solidarios.

11. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Cuando la legislación requiera autorización, P&A solicitará al Titular su consentimiento previo e informado por medios físicos, electrónicos, digitales, contractuales o cualquier otro mecanismo que permita conservar evidencia y que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización deberá permitir al Titular conocer, como mínimo:

a) El Tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad;

b) Sus derechos como Titular;

c) La identificación y datos de contacto del Responsable; y

d) El carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con Datos Sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, cuando resulte aplicable.

P&A conservará prueba de las autorizaciones obtenidas cuando legalmente corresponda.

12. DATOS SENSIBLES

El suministro de Datos Sensibles será facultativo, salvo los eventos permitidos por la ley.

Cuando P&A requiera tratar Datos Sensibles solicitará, cuando corresponda, autorización explícita e informará al Titular sobre el carácter facultativo de suministrarlos.

P&A no condicionará injustificadamente la prestación de un servicio al suministro de Datos Sensibles que no resulten necesarios para la finalidad correspondiente.

13. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

P&A no recolectará deliberadamente Datos Personales de niños, niñas o adolescentes salvo cuando resulte necesario y legalmente permitido.

Cuando dicho Tratamiento resulte procedente, P&A respetará el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y los requisitos especiales establecidos por la legislación colombiana.

14. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN

P&A podrá transmitir Datos Personales a terceros que presten servicios necesarios para su operación, incluyendo proveedores de:

a) Infraestructura tecnológica y servicios en la nube;
b) Almacenamiento y respaldo;
c) Telecomunicaciones y mensajería;
d) Correo electrónico y CRM;
e) Soporte y seguridad informática;
f) Facturación y servicios administrativos;
g) Analítica y herramientas empresariales;
h) Cobranza, cuando corresponda; y
i) Demás servicios necesarios para desarrollar las finalidades autorizadas.

Cuando corresponda, P&A adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizacionales razonables para exigir a dichos proveedores confidencialidad, seguridad y Tratamiento acorde con las instrucciones y finalidades aplicables.

Las transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales se realizarán observando las disposiciones legales aplicables.

15. P&A COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Cuando un cliente cargue, almacene o procese mediante los servicios de P&A Datos Personales respecto de los cuales dicho cliente determine las finalidades y medios del Tratamiento, el cliente tendrá la calidad de Responsable y P&A actuará como Encargado.

En estos eventos, P&A:

a) Tratará los datos para ejecutar el contrato y conforme a las instrucciones legítimas del cliente;

b) Aplicará medidas razonables y proporcionales de seguridad y confidencialidad;

c) Limitará el acceso al personal y proveedores que razonablemente lo requieran;

d) Informará al cliente sobre solicitudes de Titulares relacionadas con información respecto de la cual el cliente sea Responsable, cuando corresponda;

e) Apoyará razonablemente al cliente en el cumplimiento de sus obligaciones legales dentro del alcance del servicio contratado;

f) Utilizará proveedores tecnológicos cuando sean necesarios para prestar el servicio, sujetos a las obligaciones correspondientes; y

g) Al finalizar la relación contractual, devolverá, suprimirá, anonimizará o conservará la información de acuerdo con el contrato, las instrucciones aplicables y las obligaciones legales de conservación.

El cliente será responsable de contar con las autorizaciones, avisos, políticas y demás bases jurídicas necesarias para recolectar y tratar los Datos Personales que incorpore a los servicios de P&A.

16. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular podrá ejercer los derechos establecidos por la legislación colombiana, incluyendo:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales;

b) Solicitar prueba de la autorización cuando corresponda;

c) Solicitar información sobre el uso dado a sus Datos Personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la legislación de protección de datos, previo cumplimiento de los requisitos legales aplicables;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando resulte legalmente procedente;

f) Solicitar dejar de recibir comunicaciones comerciales o publicitarias; y

g) Acceder gratuitamente a los Datos Personales objeto de Tratamiento.

La revocatoria o supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que requiera la permanencia del dato.

17. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

Los Titulares, sus causahabientes o las personas legalmente autorizadas podrán consultar los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de P&A mediante solicitud enviada a:

Correo: [Ventas@pya.com.co]

La consulta será atendida dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

Actualmente, las consultas deberán atenderse en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. Cuando no sea posible atenderlas dentro de dicho término, P&A informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin exceder el término adicional permitido legalmente.

18. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

El Titular o las personas legalmente legitimadas podrán presentar reclamos para solicitar corrección, actualización, supresión, revocatoria, acreditar un posible incumplimiento o ejercer los demás derechos legalmente procedentes.

La solicitud deberá contener, cuando corresponda:

a) Identificación del Titular;
b) Descripción de los hechos o de la solicitud;
c) Información de contacto para recibir respuesta;
d) Documentos que soporten la solicitud, cuando sean necesarios; y
e) Demás información requerida para identificar razonablemente los datos objeto de la solicitud.

Los reclamos se tramitarán dentro de los términos y conforme al procedimiento establecido por la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

19. REVOCATORIA DE COMUNICACIONES COMERCIALES

El Titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir publicidad y comunicaciones comerciales de P&A mediante los mecanismos habilitados en los respectivos canales o mediante solicitud enviada a [ventas@pya.com.co].

P&A adoptará las medidas razonables para registrar dicha preferencia y excluir al Titular de las campañas comerciales correspondientes.

Esta solicitud no impedirá comunicaciones necesarias para la ejecución de contratos vigentes, soporte, seguridad, facturación, cartera, cumplimiento legal, atención de solicitudes u otras finalidades que cuenten con una base jurídica independiente.

20. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

P&A adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y proporcionales para proteger los Datos Personales frente a pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso o divulgación no autorizada o fraudulenta.

El acceso a la información será limitado de acuerdo con criterios de necesidad, funciones y responsabilidades.

Sin perjuicio de lo anterior, ningún sistema tecnológico puede garantizar un nivel absoluto de seguridad.

21. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN

Los Datos Personales serán conservados durante el tiempo razonablemente necesario para cumplir las finalidades que justificaron su Tratamiento y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Una vez agotadas dichas finalidades, P&A podrá suprimir, anonimizar o eliminar los datos, salvo cuando su conservación sea necesaria para:

a) cumplir obligaciones legales, tributarias, contables o regulatorias;

b) acreditar relaciones contractuales;

c) gestionar obligaciones pendientes;

d) atender requerimientos de autoridades; o

e) formular, ejercer o defender reclamaciones o derechos.

Cuando P&A actúe como Encargado, la conservación y disposición de la información se sujetará adicionalmente al contrato celebrado con el Responsable y a las obligaciones legales aplicables.

22. INFORMACIÓN RECOLECTADA A TRAVÉS DEL SITIO WEB

P&A podrá recolectar información suministrada directamente por los usuarios mediante formularios, solicitudes de contacto, cotizaciones, soporte y demás funcionalidades del sitio web.

El sitio web también podrá utilizar cookies y tecnologías similares para su funcionamiento, seguridad, medición, análisis y, cuando corresponda y sea legalmente procedente, publicidad.

Cuando resulte necesario, P&A suministrará información adicional mediante avisos o una política de cookies.

23. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA

P&A podrá modificar esta Política como consecuencia de cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o empresariales.

Los cambios sustanciales que afecten las finalidades del Tratamiento o requieran una nueva autorización serán informados y gestionados conforme a la legislación aplicable.

La versión vigente estará disponible permanentemente en:

https://pya.com.co/politica-de-privacidad/

24. VIGENCIA

La presente Política entra en vigencia a partir del [31 de agosto de 2026].

Las Bases de Datos administradas por P&A permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.