GUIA EN LA GENERACIÓN DE CERTIFICADO DE RETENCIÓN

El Certificado de retención en la fuente es un documento que soporta las retenciones practicadas por cualquier concepto en un periodo contable determinado, y con este se pueden descontar las retenciones aplicadas de la declaración de impuestos.

Para Tener En Cuenta

Para poder generar estos certificados en el Sistema SAG® se debe de realizar una configuración previa de aquellas cuentas que se les aplica esa retención, como se muestra en los siguientes pasos:

1. Ingresar con el usuario y contraseña al SAG® por el módulo de Configuración > Plan de cuentas.

2. Buscar la cuenta de retención y darle clic:

Esto cargará la información de la cuenta en la parte superior.

3. Ingresa a la pestaña de Datos Adicionales, validar y/o diligenciar la siguiente información:

• • En la opción de Base debe de estar marcada en SI.
  • En el campo de % debe de estar diligenciado el porcentaje de la retención aplicada.
  • En el campo de Base mínima debe de estar diligenciado con la base actualizada desde la cual se aplica la retención.
  • En el campo de Otros seleccionar Cta RteFte.

Da clic en el botón de Grabar

• Ingresa al módulo de Operación> Informes y acceder a la opción 13. Otros Informes.

• Se abrirá una ventana, en la cual se accede a la opción 13-A CERTIFICADOS> 13-02 a CERTIF. RETENCIÓN EN LA FUENTE.

  Al lado derecho, en los campos de filtros, se debe diligenciar los datos, según la necesidad, para la generación de los certificados.

Es importante siempre diligenciar el campo de rango de cuentas; en las cuales se genera la retención, para que el sistema haga la correcta generación del informe.

• Después de diligenciar los datos del filtro, se da finalmente clic en el botón Generar.
• Se ubica en la opción/Pestaña Por Pantalla, donde se puede visualizar los certificados solicitados.

Después de generar los certificados, se da clic en la opción Exportar, allí aparecerá un cuadro de dialogo, el cual permitirá descargar los documentos a nuestro equipo, en formato PDF, así:

NOTA: Los certificados de retención también tienen la posibilidad de ser enviados a través correo electrónico al cliente, debes tener configurado el servidor de correo.

Para hacer el envío de los certificados, seguiremos los siguientes pasos:

1. Por el módulo de Operación, ingresar a la pestaña de Informes > Varios >Envíos Masivos> Enviar Certificados por Email.

2. Se abrirá una ventana en la cual mostrará la siguiente información:

A. Periodo Inicial – Periodo Final: Se diligencia los periodos que comprende generar los certificados.

B. Rango de Cuentas: Se digita el rango de cuentas de retención para generar el certificado.

C. Rango de NITS: Se digita los rangos de NIT de los terceros; si solo desea mostrar un certificado; si se desea de todos los terceros dejar el campo en blanco.

D. Información general:

• Dirección de la Empresa: Dirección de la empresa que lo expide.

• Ciudad: Lugar de expedición del certificado (el sistema lo trae por defecto

desde parámetros empresa).

• Fecha de Expedición: Selección de la fecha en la cual se emite el certificado

• Consignada a Nombre de: La información la trae por defecto de parámetros Empresa.

• Consignada en la Ciudad de: La información la trae por defecto de parámetros Empresa.

La información que está al lado derecho se debe de diligenciar para la correcta expedición de los certificados.

A. Documento a generar: Seleccionar el tipo de informe, en el que se desea generar el certificado.

B. Imprimir: Indica la opción de impresión(pdf/impresora) este caso es PDF

C. Enviar Email: Se marca que SI

D. Email a enviar: Se indica el email al cual se desea enviar el certificar, ya sea

Email 1, Email 2 o Todos.

E. Asunto: Colocar el asunto, con el cual, se desea enviar el certificado

F. Mensaje: Colocar el mensaje, con el cual, se desea enviar de manera masiva los certificados

3. Se da clic en la opción de Traer Datos

4. Se selecciona los certificados que desea generar y Das Clic en Generar

Finalmente, nuestro sistema generara, una notificación, la cual nos indica que los certificados fueron enviados satisfactoriamente.