Línea de Atención al Cliente: +57 (604) 448-68-59 ventas@pya.com.co

Términos y condiciones de uso y tratamiento de datos

  1. OBJETO

Garantizar que los datos personales suministrados y autorizados por nuestros clientes, aspirantes, empleados, contratistas, proveedores, accionistas, y demás sujetos que interactúan con la empresa P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S., en adelante los usuarios, se encuentren almacenados con estándares de seguridad, garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se hubiera recogido sobre ellas en bases de datos o archivos. Todo esto en desarrollo de lo establecido por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y demás decretos reglamentarios.

 

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S., en adelante P&A.

NIT: 811040859-2

Dirección principal: Calle 7 sur #42-70 Oficina 903. Edificio FORUM. Medellín, Antioquia.

Teléfono: (604) 4486859

Correo electrónico: mercadeo@pya.com.co

 

  1. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales de los usuarios que sean objeto de Tratamiento por parte de P&A, adicional le aplicará a los terceros con quienes P&A haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de Datos Personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que P&A actúe en calidad de Responsable.

 

  1. AUTORIZACIÓN, USO Y AVISO DE PRIVACIDAD

 Se pedirá autorización para la recolección, tratamiento y almacenamiento de los datos personales, informando las finalidades del uso a través del mismo medio por el cual fue solicitada.

La información de los usuarios solo podrá ser utilizada por; y será compartida con socios comerciales y estratégicos, siempre y cuando exista la autorización previa del responsable de la información.

P&A obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, De forma oral (a través de una conversación telefónica o en videoconferencia) o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

 

  1. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 Los datos personales serán incluidos en bases de datos y su tratamiento será para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:

5.1. Finalidades Generales del Tratamiento de Datos personales

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por P&A.
  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales, así como la asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de la relación comercial.
  • Materializar potenciales relaciones comerciales y/o jurídicas con personas interesadas en ser clientes, proveedores o trabajadores de P&A.
  • Hacer su propia gestión administrativa, contable y fiscal, incluyendo, pero sin limitarse a gestión de facturación, gestión de cobros y pagos, gestión de proveedores, gestión de clientes e informes a autoridades fiscales.
  • Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para usos internos.
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, mensaje de texto o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a sus compañías vinculadas, subsidiarias, afiliadas y contraladas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de P&A y en sus bases de datos comerciales y operativas.
  • Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de P&A.
  • Las indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

5.2. Respecto de Los Datos Personales de Nuestros Trabajadores

Los datos e información personal serán considerados información reservada. Se usará esta información para las finalidades derivadas de la relación existente, tales como la comprobación de la idoneidad profesional; verificación de antecedentes legales, disciplinarios y afines; manejo de las relaciones con las entidades pertenecientes al sistema de seguridad social, parafiscales y demás entidades afines, conservación de un registro histórico de las personas que tuvieron un vínculo laboral con P&A; acceso a la historia clínica ocupacional y a todos aquellos datos que en ella se registren; entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones; realizar consultas a través de cualquier medio para efectuar las verificaciones necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones.

5.3. Respecto de los Datos Personales de los Clientes y Prospectos.

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por P&A con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos.
  • Proveer los servicios y/o los productos requeridos y/o contratados por los clientes.
  • Conocer y utilizar la información necesaria y requerida propiedad del cliente para la implementación, prestación, desarrollo y soporte de los productos y/o servicios de P&A contratados por el cliente.
  • Suministrar usuarios, contraseñas y códigos de acceso a los productos y/o servicios de P&A contratados por el cliente.
  • Para la administración y control de información contable y financiera.
  • Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, técnica, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por: i) P&A; ii) las empresas vinculadas, subsidiarias, filiales, subordinadas o sociedades controladas de P&A, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país; y/o iii) por terceras personas.
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
  • Para capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por P&A.
  • Invitación a capacitaciones.
  • Suministrar, compartir, transmitir, transferir, enviar o entregar sus datos personales a empresas vinculadas, subsidiarias, filiales, subordinadas o sociedades controladas de P&A, sus distribuidores y aliados estratégicos ubicados en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados y para que contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
  • Investigación de mercados, generación de demandas, establecer participaciones de mercado, campañas de mercadeo, e invitación a eventos organizados por P&A.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
  • Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web, software y aplicativos de P&A, incluyendo descargas de contenidos, documentos y formatos.

5.4. Respecto de los Proveedores o Contratistas y Distribuidores

Los datos e información personal se usará para las finalidades derivadas de la relación existente, tales como seleccionar, evaluar y ejecutar contratos; enviar información en función de la relación comercial vigente; para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por P&A y realizar consultas para las verificaciones necesarias sobre origen de fondos y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo; entre otras finalidades que sean especificadas en cada una de las autorizaciones. Cuando se le exija a P&A la divulgación de datos personales de algún proveedor, como consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

  1. DERECHOS DE LOS USUARIOS
  • Dirigirse a P&A por los canales establecidos (indicados en esta política), para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales de forma gratuita, o revocar la autorización para el tratamiento de los mismos.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a P&A salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no la requiera.
  • Ser informado por P&A, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos, respecto al uso que este le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar consultas o reclamos, por los canales establecidos, adjuntando copia del documento de identidad que los acredita como titulares de los datos e informando a través de qué medio desean la respuesta a su solicitud.

Los anteriores derechos únicamente podrán ejercerse por aquellos Titulares o Autorizados que acrediten de manera suficiente con la documentación pertinente o credenciales confiables su identificación.

 

  1. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.

El titular de la información deberá aclarar si la revocación de su autorización es sobre todas las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que P&A dejará de tratar por completo los datos del titular, o si la solicitud es para algún tratamiento en particular.

 

  1. DEBERES SOBRE LOS DATOS PERSONALES

Deberes de los RESPONSABLES del tratamiento:

  • Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgado por el titular, según lo previsto en la ley.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado según lo previsto en la ley.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta política y en la ley.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando una información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de protección de datos al respecto.

 

Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales:

  • Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de la ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la autoridad de protección de datos.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén facultadas para tener acceso a ella.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad de protección de datos.

 

  1. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política de Protección de Datos Personales de P&A será actualizada si ocurre alguno de los siguientes supuestos:

  • Un cambio normativo que implique la modificación de la misma.
  • Un cambio en la organización como fusión empresarial o rediseño de la empresa que tenga efecto en el tratamiento de los datos personales.
  • Un cambio en alguna de las finalidades del tratamiento de datos personales o la inclusión de un nuevo grupo de interés.

 

  1. AUTORIZACIÓN DE MANEJO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo a la Ley de Habeas Data, autorizo a P&A SOLUCIONES INTEGRADAS S.A.S. para que realice el tratamiento de mis datos con la finalidad de: contactarme mediante aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp o similares), redes sociales, correo electrónico o físico para la realización de encuestas sobre productos, diseño de productos y servicios mediante la gestión y análisis de las preferencias, envío de ofertas, promociones, información comercial, productos o premios, participación de concursos, eventos, evaluaciones de calidad, gestionar solicitudes, quejas y reclamos, por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades enunciadas.

Autorizo a que se realice la transferencia de datos personales a sus filiales y a terceros, en caso de ser necesario, para llevar a cabo las finalidades enunciadas.

Acepto que podré consultar las políticas de protección de datos personales en el sitio web www.pya.com.co

Reconozco que tengo derecho a conocer, actualizar, corregir, suprimir y revocar mis datos personales a través del correo mercadeo@pya.com.co o en la dirección: Calle 7 sur #42-70 Oficina 903, en Medellín-Antioquia.