Distribuidora MM: de cargar facturas a mano a procesar 2.675 en un año con Xtract
El contexto
Distribuidora MM es un grupo empresarial colombiano que opera tres empresas al mismo tiempo: distribución, perfumería y tecnología. Su equipo contable — liderado por Yesenia Vargas — era el responsable de gestionar las facturas de las tres, todas corriendo sobre SAG® ERP, el sistema de gestión que desarrolla PYA.
PYA lleva más de 30 años acompañando a empresas medianas en Colombia con soluciones contables. Cuando empezaron a ver que sus clientes perdían demasiado tiempo en la carga manual de facturas, buscaron una solución que se integrara con SAG® ERP sin obligarlos a cambiar nada. Así llegaron a Xtract, y así llegó Xtract a Distribuidora MM.
Cómo trabajaban antes
El proceso era manual de principio a fin. Por cada factura que llegaba, alguien del equipo tenía que:
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- Buscarla y descargarla
- Revisarla y clasificarla
- Ingresarla a SAG® ERP campo por campo
Cada factura tomaba alrededor de 8 minutos. Con el volumen de tres empresas activas, eso se traducía en horas de trabajo repetitivo todos los días — y en información que siempre llegaba tarde.
«Este proceso consumía una cantidad significativa de tiempo y dificultaba mantener la información actualizada»
¿Qué Cambió?
PYA integró Xtract directamente con SAG® ERP del grupo. Sin migrar de sistema, sin cambiar la infraestructura, sin curvas de aprendizaje largas. El equipo contable empezó a procesar facturas en aproximadamente 1 minuto cada una.
No hubo que reemplazar nada de lo que ya funcionaba. Xtract se sumó al proceso existente y eliminó la parte que más tiempo consumía: la carga manual.
«La automatización nos permitió reducir el manejo de documentos físicos y agilizar considerablemente los tiempos de registro, permitiéndonos realizar tareas que antes tomaban horas en cuestión de minutos.»
Un año después...
En los últimos 12 meses, el equipo procesó 2.675 facturas a través de Xtract. Si lo calculamos con los tiempos anteriores, eso hubiera representado más de 356 horas de trabajo manual.
Con Xtract, ese mismo volumen se resolvió en aproximadamente 45 horas. Más de 310 horas liberadas para tareas que sí requieren criterio humano.
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Antes |
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Con Xtract |
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Tiempo por factura |
8 min |
Tiempo por factura |
1 min |
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Facturas (12 meses) |
2.675 |
Facturas (12 meses) |
2.675 |
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Horas invertidas |
356 hs |
Horas invertidas |
45 hs |
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Horas recuperadas |
— |
Horas recuperadas |
+310 hs |
Más allá de los números, lo que más destaca Yesenia es algo más difícil de medir: trabajar con información actualizada y una operación ordenada.
«Hoy contamos con información más oportuna, procesos más eficientes y una operación mucho más organizada. Sin duda, Xtract ha sido un aliado estratégico en la modernización de nuestra gestión contable. Agradecemos su acompañamiento y excelente servicio.»
¿Estás preparado para automatizar tu proceso de facturación?
Si procesás un volumen alto de facturas de compra y el ingreso manual sigue siendo parte de la rutina, podemos mostrarte cómo funciona Xtract integrado con tu sistema actual — sin cambiar nada de lo que ya tienes.
